وقتی صحبت از انتخاب و خرید نرم‌افزار جدیدی مثل نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌شه، اولین چیزی که به ذهن می‌رسه چیه؟ دقیقاً، قیمت اتوماسیون اداری!
اما آیا فقط پرس‌وجوی قیمت برای انتخاب یک نرم‌افزار کافی هست؟ چه عواملی توی قیمت نهایی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تأثیر می‌ذارن؟ توی این مقاله قراره یه راهنمای کامل و کاربردی در مورد نحوه قیمت‌گذاری نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ارائه بدیم و از عواملی بگیم که زمان خرید، باید از شرکت‌های ارائه‌دهنده درباره‌شون سوال بپرسین. هدفمون اینه که انتخاب آگاهانه‌تری داشته باشین و در نهایت از خریدتون رضایت داشته باشین. پس تا پایان همراه ما باشین.
از چند میلیون تا چند صد میلیون! عوامل کلیدی در تعیین قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری
اگه در حال بررسی و خرید اتوماسیون اداری برای سازمان‌تون هستین و دیدین که قیمت‌ها از چند میلیون تا چند صد میلیون متغیره، تعجب نکنین! این تفاوت قیمت زیاد، دلایل مشخصی داره که کاملاً به نیازها، انتظارات و ابعاد سازمان شما بستگی داره.
قبل از اینکه سراغ بررسی عوامل موثر بر قیمت اتوماسیون اداری بریم، لازمه اول مشخص کنین که سازمان شما چه اندازه‌ای داره و چه سطحی از امکانات و خدمات رو انتظار دارین.
اندازه و ابعاد سازمان؛ عاملی مهم در تعیین قیمت اتوماسیون اداری
وقتی صحبت از قیمت اتوماسیون اداری می‌شه، خیلی‌ها تصور می‌کنن تنها معیار، تعداد پرسنل سازمانه. اما واقعیت اینه که اندازه سازمان فقط به تعداد کارکنان محدود نمی‌شه! ترکیبی از عوامل مختلف مثل گستردگی ساختار سازمانی، تعداد واحدهای تابعه، سطح پیچیدگی فرآیندهای کاری، پراکندگی جغرافیایی شعب، سرمایه و دارایی‌ها و البته سطح انتظارات از نرم‌افزار همگی روی قیمت نهایی تأثیر می‌گذارن.
سازمان‌های کوچک و متوسط؛ نیازهای عمومی، قیمت مقرون‌به‌صرفه
در سازمان‌های کوچک و متوسط، معمولاً ساختارها ساده‌تر و فرآیندها محدودتر هستن. تمرکز اصلی این سازمان‌ها روی مدیریت مکاتبات و گردش کارهای ساده‌ست. به همین خاطر، استفاده از بسته‌های آماده و استاندارد نرم‌افزار اتوماسیون اداری ابرتیم برای این دسته، گزینه‌ای مناسب و اقتصادی به حساب میاد. به‌طور کلی، سازمان‌های کوچک بین ۱ تا ۵۰ کاربر و سازمان‌های متوسط بین ۵۰ تا ۵۰۰ کاربر رو شامل می‌شن.
سازمان‌های بزرگ و هلدینگ‌ها؛ نیازهای پیچیده، راه‌حل‌های سفارشی
اما در مقابل، سازمان‌های بزرگ و هلدینگ‌ها ساختار پیچیده‌تری دارن. سطوح مدیریتی متعدد، پراکندگی جغرافیایی و نیاز به یکپارچگی بین واحدهای مختلف باعث می‌شه این سازمان‌ها به راهکارهای سفارشی‌شده نیاز داشته باشن. در چنین شرایطی، پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید مطابق با نیازهای خاص سازمان، همراه با توافقنامه سطح خدمات (SLA) مشخص باشه. این سازمان‌ها معمولاً بیش از ۵۰۰ کاربر دارن و نیازشون فراتر از نسخه‌های استاندارد هست.
نکته مهم در فروش نرم افزار اتوماسیون اداری
یکی از نکات کلیدی در فروش نرم افزار اتوماسیون اداری اینه که شرکت‌هایی مثل ابرتیم، برای تعیین قیمت، فقط به تعداد پرسنل نگاه نمی‌کنن. در فرآیند قیمت‌گذاری، مجموعه‌ای از فاکتورها بررسی می‌شه؛ از جمله: تعداد کارکنان، پیچیدگی ساختار سازمانی، تعداد واحدهای تابعه، پراکندگی جغرافیایی، حجم سرمایه و البته سطح انتظارات سازمان از اتوماسیون.
عوامل موثر بر قیمت اتوماسیون اداری بر اساس ابعاد سازمان
در فرآیند فروش نرم افزار اتوماسیون اداری، یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید بهش توجه کرد، ابعاد و نوع سازمانه. اینکه سازمان شما کوچک یا متوسط باشه، نقش مهمی در تعیین قیمت نهایی نرم‌افزار داره. حالا بریم سراغ بررسی عوامل مؤثر برای این نوع سازمان‌ها:
الف) عوامل موثر بر قیمت اتوماسیون اداری تحت وب برای سازمان‌های کوچک و متوسط
اگه سازمان شما جزو مجموعه‌های کوچک یا متوسطه و به دنبال یه بسته‌ی آماده و استاندارد از نرم‌افزار اتوماسیون اداری هستین، باید بدونین چه چیزهایی می‌تونن روی قیمت نهایی تأثیر بذارن.
۱. تعداد کاربران نهایی سیستم
یکی از ساده‌ترین و در عین حال تعیین‌کننده‌ترین عوامل، تعداد کاربرانی هست که قراره از نرم‌افزار استفاده کنن. بیشتر شرکت‌های ارائه‌دهنده، قیمت اتوماسیون اداری رو بر اساس تعداد کاربران (چه به صورت همزمان و چه کل کاربران مجاز) مشخص می‌کنن.
منظور از کاربر همزمان، کاربرانی هستن که در یک لحظه، همزمان به بخش‌های مختلف سیستم دسترسی دارن و از اون استفاده می‌کنن.
طبیعتاً هرچه تعداد کاربران بیشتر باشه، هزینه مجوز (لایسنس) نرم‌افزار، خدمات آموزش، پشتیبانی و سایر موارد مربوط به اون هم بیشتر می‌شه.
نکته‌ای مهم در قیمت‌گذاری
در حالی که تعداد کاربران، یک معیار کاملاً کمی و قابل اندازه‌گیری به حساب میاد، ابعاد و ساختار کلی سازمان موضوعی کیفی‌تر و جامع‌تره. برای مثال، ممکنه یک سازمان تعداد کاربران کمتری داشته باشه اما ساختار پیچیده‌تری داشته باشه و به شخصی‌سازی‌های بیشتری نیاز داشته باشه. در چنین شرایطی، هزینه‌ی اتوماسیون اداری برای این سازمان حتی از سازمانی با کاربران بیشتر ولی ساختار ساده‌تر هم بالاتر می‌ره.
۲. ماژول‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری از مجموعه‌ای از ماژول‌ها و زیرسیستم‌ها تشکیل شدن. مثل مدیریت فرم‌ها و فرآیندها، مدیریت اسناد، جلسات، کارها و… . اینکه شما چه ماژول‌هایی رو انتخاب می‌کنین، تأثیر مستقیمی روی قیمت نهایی داره. هرچه ماژول‌های بیشتری بخواین یا پیچیدگی اون‌ها بیشتر باشه، طبیعتاً هزینه خرید اتوماسیون اداری هم بالاتر می‌ره.
۳. نوع نصب و استقرار نرم‌افزار
دو مدل کلی برای نصب نرم‌افزار وجود داره که در فرآیند فروش نرم افزار اتوماسیون اداری باید بهش توجه بشه:
- On-Premise (نصب در محل): توی این مدل، نرم‌افزار روی سرورهای خود سازمان نصب می‌شه. پس شما باید زیرساخت لازم مثل سخت‌افزار، نرم‌افزار، شبکه و سایر تجهیزات مورد نیاز رو فراهم کنین. این روش هزینه‌ی اولیه بالاتری داره، چون شامل خرید لایسنس، تجهیزات و نگهداری می‌شه. اتوماسیون اداری ابرتیم هم از همین روش استفاده می‌کنه.
- Cloud (نسخه ابری): این مدل، اشتراکیه. یعنی شما هزینه‌ی ماهانه یا سالانه بر اساس تعداد کاربران و امکانات انتخابی پرداخت می‌کنین. هزینه اولیه‌اش کمتره چون نیاز به زیرساخت سمت شما نیست، ولی هزینه‌های جاری ادامه‌دار خواهد بود. ابرتیم نسخه ابری رو برای ارائه دمو هم در دسترس قرار داده.
۴. سطح آموزش، پشتیبانی و نگهداری
مثل هر نرم‌افزار دیگه‌ای، نرم‌افزار اتوماسیون اداری هم نیاز به آموزش، پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی‌های منظم داره. این خدمات بخشی از هزینه کلی شماست و نمی‌شه نادیده‌اش گرفت. پس حتماً موقع تصمیم‌گیری برای خرید، این بخش از هزینه‌ها رو هم در نظر بگیرین.
۵. برند و اعتبار شرکت ارائه‌دهنده
شرکت‌هایی که سابقه‌ی زیادی در پیاده‌سازی اتوماسیون دارن، معمولاً محصولات باکیفیت‌تر، خدمات حرفه‌ای‌تر و پشتیبانی قوی‌تری ارائه می‌دن. برندهای معتبر در حوزه فروش نرم افزار اتوماسیون اداری، به دلیل نوآوری، اعتبار و رضایت مشتریانشون، نرم‌افزارهایی با قیمت معقول اما با کیفیت بالا عرضه می‌کنن.
۶. هزینه‌های سفارشی‌سازی جزئی
بیشتر نرم‌افزارهای معروف اتوماسیون اداری، به‌صورت بسته‌های آماده ارائه می‌شن که نیازهای عمومی رو پوشش می‌دن. اما بعضی وقت‌ها سازمان‌ها نیاز دارن که برخی بخش‌ها کمی تغییر یا تنظیم بشن تا بهتر با فرآیندهای داخلیشون هماهنگ باشن. این نوع سفارشی‌سازی جزئی ممکنه هزینه نهایی رو کمی افزایش بده.
ب) عوامل مؤثر بر قیمت اتوماسیون اداری تحت وب برای سازمان‌های بزرگ و هلدینگ‌ها
اگه سازمان شما از نوع بزرگ یا هلدینگه و به دنبال اجرای یک پروژه اتوماسیون اداری متناسب با نیازهای خاص خود هستین، طبیعتاً قیمت نهایی تحت تأثیر عوامل متفاوت و گسترده‌تری قرار می‌گیره. در ادامه به مهم‌ترین این عوامل می‌پردازیم:
۱. ماژول‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز
در سازمان‌های بزرگ، معمولاً تعداد زیرسیستم‌ها و ماژول‌هایی که مورد استفاده قرار می‌گیرن خیلی بیشتر از سازمان‌های کوچکتره. هرچی این امکانات متنوع‌تر و پیچیده‌تر باشن، قیمت نهایی خرید اتوماسیون اداری هم به‌مراتب بالاتر خواهد رفت.
۲. میزان و پیچیدگی سفارشی‌سازی
گاهی سازمان نیاز داره بخش‌هایی از نرم‌افزار کاملاً از صفر و به‌صورت اختصاصی توسعه پیدا کنه؛ مثل طراحی ماژول‌های جدید یا اتصال به سیستم‌های دیگه. طبیعتاً هر چی این سفارشی‌سازی‌ها پیچیده‌تر باشن، هزینه هم بیشتر می‌شه.
۳. تعداد کاربران و سطوح دسترسی
در سازمان‌های بزرگ، تعداد کاربران خیلی زیاده و سطوح دسترسی باید دقیق و مرحله‌بندی‌شده تعریف بشن. این موضوع می‌تونه ساختار نرم‌افزار رو تحت تأثیر قرار بده (تک‌سازمانی یا چندسازمانی بودن) و در نتیجه، روی قیمت اتوماسیون اداری هم اثر مستقیم داره.
۴. توافقنامه سطح خدمات (SLA)
پروژه‌های بزرگ نیاز به یه قرارداد مشخص برای کیفیت خدمات دارن؛ از جمله زمان پاسخ‌دهی، رفع اشکال، مشاوره‌های تخصصی و در دسترس بودن سیستم. این خدمات فراتر از پشتیبانی معمولی هستن و نقش پررنگی در تعیین قیمت نهایی دارن.
۵. یکپارچگی با سایر سیستم‌ها
اکثر سازمان‌های بزرگ از نرم‌افزارهای مختلف مثل CRM، منابع انسانی، مالی و… استفاده می‌کنن. پس وقتی قراره اتوماسیون اداری با این سیستم‌ها یکپارچه بشه، طبیعتاً زمان، تخصص و هزینه بیشتری می‌طلبه.
۶. پشتیبانی و نگهداری بلندمدت
پروژه‌های بزرگ نیاز به خدمات پشتیبانی بلندمدت دارن. مثلاً شرکت‌هایی مثل ابرتیم، برای پروژه‌های خاص، حتی یه کارشناس مقیم تمام‌وقت رو در سازمان مستقر می‌کنن تا همه چیز دقیق و بی‌نقص پیش بره. این خدمات در فروش نرم افزار اتوماسیون اداری جزو عوامل مهم هزینه‌ای محسوب می‌شن.
۷. خدمات آموزشی خاص
سازمان‌های بزرگ به آموزش‌های تخصصی‌تر نیاز دارن؛ مثل کلاس‌های حضوری، دوره‌های آنلاین، آزمون، گواهی‌نامه و… . این آموزش‌ها هم بخشی از سرمایه‌گذاریه که روی قیمت اتوماسیون تاثیر می‌ذاره، ولی در بلندمدت باعث صرفه‌جویی زیادی می‌شه.
۸. امنیت و الزامات قانونی خاص
برخی سازمان‌ها نیازهای امنیتی یا الزامات قانونی خاصی دارن. پیاده‌سازی این موارد نیاز به مشاوره و تخصص داره و بنابراین می‌تونه هزینه نهایی خرید اتوماسیون اداری رو بالا ببره. شرکت‌هایی مثل ابرتیم با تیم امنیتی مجرب، خدمات مدیریت‌شده‌ی مناسبی در این زمینه ارائه می‌دن.
۹. مدیریت متمرکز پروژه
اجرای یک پروژه بزرگ اتوماسیون نیاز به مدیریت پروژه حرفه‌ای داره. این بخش هم در برآورد نهایی قیمت نرم‌افزار دیده می‌شه و اهمیت زیادی در موفقیت پروژه داره.
نکات مهم در تصمیم‌گیری و انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر اساس قیمت
یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که در زمان انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری ممکنه اتفاق بیفته، اینه که تصمیم‌گیری فقط و فقط بر اساس قیمت انجام بشه. درسته که قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری یکی از معیارهای مهم انتخابه، اما اگر تنها فاکتور تصمیم شما باشه، ممکنه خیلی زود با چالش‌های جدی در زمان پیاده‌سازی و استفاده از نرم‌افزار مواجه بشید.
برای اینکه بهترین تصمیم رو بگیرید، باید علاوه بر قیمت، به نکات زیر هم توجه داشته باشید:
۱. شناسایی دقیق نیازهای سازمان
اول از همه باید بدونید دقیقاً چه انتظاری از نرم‌افزار دارین. آیا صرفاً دنبال مدیریت نامه‌نگاری هستید؟ یا نیاز به مدیریت جلسات، کارتابل، گردش فرم‌ها و حتی اتصال به سایر سیستم‌ها دارید؟ بدون شناسایی نیازها، انتخاب نرم‌افزار مناسب ممکن نیست.
۲. بررسی ماژول‌ها و امکانات نرم‌افزار
همه نرم‌افزارهای اتوماسیون ساختار ماژولار دارن. یعنی از بخش‌های مختلفی مثل مدیریت فرآیند، مستندسازی، مدیریت وظایف، مکاتبات اداری و… تشکیل شدن. شما باید مطمئن بشید که نرم‌افزار انتخابی، دقیقاً اون قابلیت‌هایی رو داره که سازمان‌تون بهش نیاز داره.
۳. رابط کاربری ساده و کاربرپسند
نرم‌افزاری که استفاده ازش سخت باشه، حتی اگر امکانات خیلی خوبی هم داشته باشه، باعث سردرگمی کاربرا و نارضایتی می‌شه. پس حتماً نرم‌افزاری انتخاب کنید که رابط کاربری ساده و راحتی داشته باشه.
۴. پشتیبانی و آموزش مناسب
داشتن تیم پشتیبانی قوی و آموزش کافی برای کاربران، نقش مهمی در موفقیت پروژه اتوماسیون داره. اگر بعد از خرید نرم‌افزار دچار مشکل بشید و تیم پشتیبانی در دسترس نباشه، دچار اختلال جدی در عملکرد سازمان خواهید شد.
۵. امنیت و گواهی‌های معتبر
اطلاعات سازمانی بسیار حساس هستند. پس نرم‌افزاری رو انتخاب کنید که از امنیت بالا برخوردار باشه و گواهینامه‌های امنیتی معتبری مثل افتا داشته باشه.
۶. امکان توسعه و بروزرسانی
سازمان‌ها دائماً در حال رشد و تغییر هستند. بنابراین نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید باید انعطاف‌پذیر و قابل توسعه باشه تا در آینده هم بتونه پاسخگوی نیازهای جدید شما باشه.
۷. قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌ها برای سازمان‌های امروزی، قابلیت یکپارچه‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری با سایر سیستم‌ها مثل منابع انسانی، مالی، CRM و… هست. این موضوع بهره‌وری رو بالا می‌بره و تجربه کاربری رو بهتر می‌کنه.
۸. دریافت نسخه نمایشی (دمو)
حتماً از شرکت‌های معتبر بخواید نسخه دمو یا آزمایشی نرم‌افزار رو بهتون نشون بدن. این کمک می‌کنه تجربه‌ی واقعی‌تری از عملکرد نرم‌افزار به‌دست بیارید.
۹. استعلام قیمت و پیش‌فاکتور
وقتی لیست نیازها، تعداد کاربران و ماژول‌های مورد نظرتون مشخص شد، از چند شرکت معتبر استعلام قیمت بگیرید. اون‌وقت با مقایسه کیفیت و قیمت، می‌تونید انتخاب آگاهانه‌تری داشته باشید.
جمع‌بندی: قیمت مهمه، اما تنها معیار نیست!
یادتون باشه، هیچ‌وقت فقط به خاطر قیمت پایین‌تر سراغ یک نرم‌افزار نرید. انتخاب اشتباه می‌تونه در آینده باعث ضررهای مالی، زمانی و حتی تغییر مجدد نرم‌افزار بشه. تصمیم نهایی‌تون رو بر اساس دو اصل کیفیت و قیمت مناسب، و با دیدی جامع و دقیق بگیرید تا بهترین نتیجه رو برای سازمان‌تون به‌دست بیارید.