راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری جامع و 100% کامل
راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری: اگر میخواهید سازمان تان موفق باشد؛ باید بتوانید دادهها و گردش مکاتبات را دقیق و بدون خطا هوشمندانه مدیریت کنید. نرمافزار اتوماسیون اداری ابزاری استراتژیک است که با حذف رویههای کاغذی و افزایش سرعت، امنیت و هماهنگی بین واحدها، بهرهوری را چند برابر میکند. اما پیش از انتخاب چنین سیستمی، مدیر موفق باید این نکات مهم را بداند:
ابتدا نیاز سازمان را مشخص کنید
حتماً نسخه دمو نرمافزار را آزمایش کنید،
به امنیت اطلاعات و سطح پشتیبانی شرکت ارائهدهنده دقت کنید (مثل ابر تیم که از فایروال ایمونیفای 360 حرفهای برای امنیت استفاده میکند)
و نهایتاً با توجه به تعداد کاربران، نوع زیرساخت، و بودجه تصمیمگیری کنید.
همین حالا اتوماسیون اداری سازمانی ابرتیم با نسخه لاینسس رایگان را مشاهده کنید
در ادامه، این موارد را مرحلهبهمرحله و با جزئیات فنی و مدیریتی بررسی میکنیم تا تصمیمی آگاهانه، اصولی و قابل اعتماد بگیرید. همراه ما باشید. تیم مشاوره ابرتیم بهترین متخصصان مدیریت بیزینس هستند.
شما میتوانید برای مشاوره با شماره با کارشناسان ما تماس بگیرید و راهنمایی رایگان دریافت کنید.
اتوماسیون اداری چیست؟ و چه کاربردی دارد؟
راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری: این سیستم نرمافزاری است که با هدف مکانیزهکردن ارتباطات اداری، مکاتبات، ارجاعات و گردش نامهها طراحی شده است. این سامانه به سازمان کمک میکند تا فرآیندهای سنتی را به سیستمهای هوشمند تبدیل کند.
قابلیتهای اصلی آن عبارتند از:
- ثبت و پیگیری نامههای وارده و صادره،
- بایگانی خودکار و جستوجوی سریع اطلاعات،
- ارجاع و پیگیری مکاتبات در کارتابل کاربران،
- طراحی فرمها و فرآیندها با استفاده از فرمساز و BPMS،
- گزارشگیری تحلیلی و آماری برای مدیران.
سیستمی که درست انتخاب شود، موجب افزایش بهرهوری، کاهش خطای انسانی، و حفظ امنیت اطلاعات حساس سازمان میشود.
مراحل اصلی انتخاب در اتوماسیون اداری
مرحله اول راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری: نیازسنجی سازمانی
پیش از هر چیز، مشخص کنید که هدف شما چیست. آیا میخواهید گردش مکاتبات را تسریع کنید؟ یا کنترل جلسات و مستندات را نیز پوشش دهید؟ مثلا برای بکارگیری بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای دانشگاه تعیین دامنه کاربرد و گستره کاربران در این مرحله ضروری است.
- معیار های مهم برای تصمیمگیری راهنمای گزینش اتوماسیون اداری:
نوع فرایندهایی که نیاز به اتومشین دارند (نامهنگاری، مستندسازی، جلسات و گردش کار)- حجم تقریبی مکاتبات سازمان شما در ماه
- تعداد کاربران فعال در سازمان
- ادارات یا واحدهایی که نیاز به دسترسی دارند
در قدم اول باید بنویسید سازمان شما دقیقاً به چه چیزهایی نیاز دارد. آیا هدف، فقط سریعتر شدن گردش نامههاست یا میخواهید جلسات، مستندات و امضاها هم مدیریت شوند؟ در این مرحله لازم است نوع کارها، حجم مکاتبات، تعداد کاربران، و ساختار سازمان بررسی شود تا بدانید نرمافزار باید چه قابلیتهایی داشته باشد. همچنین باید وضعیت سرور یا اینترنت، سطح امنیت موردنیاز و میزان آشنایی کارکنان با سیستمهای دیجیتال را بسنجید.
در پایان، نتیجه این بررسی را در قالب یک گزارش نیازسنجی ساده جمع کنید؛ گزارشی که نشان دهد سازمان چه میخواهد، چه زیرساختی دارد و چه اولویتهایی باید در گزینش نرمافزار رعایت شود. این کار باعث میشود در مراحل بعدی، انتخاب شما دقیقتر، مقرونبهصرفهتر و کاملاً مناسب نیاز واقعی سازمان باشد.
اینجا مقایسه پلنهای اتوماسیون اداری ابرتیم را ببینید تا با قابلیتهای اتوماسیون اداری بهتر آشنا شوید
مرحله دوم راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری: بررسی امکانات و قابلیتها
در این مرحله باید مطمئن شوید نرمافزار اتوماسیون اداری امکاناتی دارد که دقیقاً با ساختار و نیازهای کاری سازمان شما هماهنگ است. برخی ویژگیها ضروریاند؛ مثل داشتن کارتابل آفلاین برای زمانی که اینترنت قطع میشود، امکان امضای دیجیتال و ثبت امنیتی همه رویدادها، مدیریت چارت سازمانی و سطح دسترسی هر کاربر، و بایگانی خودکار برای ذخیره و جستوجوی سریع اسناد.
نسخههای تحت وب و موبایلی نیز اهمیت زیادی دارند تا مدیران و کارکنان بتوانند از هر مکان به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
همچنین اگر در سازمان شما فرآیندهای خاص مانند تأیید مرخصی یا مکاتبات چندمرحلهای وجود دارد، نرمافزار باید فرمساز و سیستم BPMS داشته باشد تا بتوان این جریانها را به شکل اختصاصی طراحی کرد.
در نهایت، بررسی کنید آیا نرمافزار با سیستمهای دیگر مثل منابع انسانی، مالی یا بایگانی سازمان شما سازگار است؛ چون این هماهنگی باعث میشود همه اطلاعات سازمان بهصورت یکپارچه و ساده در دسترس باشد.
مرحله سوم راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری: انتخاب نسخه (تحت وب یا نصبی)
در گام بعدی باید تصمیم بگیرید نرمافزار اتوماسیون شما بهصورت تحت وب اجرا شود یا روی سرور داخلی نصب گردد. نسخه تحت وب از طریق مرورگر قابل دسترسی است و نیازی به نصب ندارد. این مدل برای سازمانهای چندشعبهای، دورکار یا با کاربران پراکنده بسیار مناسب است؛ چون آپدیتها خودکار انجام میشوند، هزینه نگهداری کمتر است و امنیت دادهها با رمزنگاری و احراز هویت در سرور ابری تأمین میشود.
در مقابل، نسخه نصبی یا ویندوزی درون سرور داخلی سازمان اجرا میشود و همه دادهها در اختیار خودتان قرار دارد. این نسخه برای نهادهایی توصیه میشود که سیاستهای سختگیرانه در حفظ محرمانگی اطلاعات دارند. البته باید توجه داشت نگهداری، پشتیبانی و بروزرسانی این نسخه بیشتر زمان و هزینه میطلبد و نیاز به تیم فنی داخلی دارد.
با توجه به روند فناوری و نیاز به دسترسی سریعتر، بسیاری از سازمانها امروزه نسخه تحت وب را انتخاب میکنند؛ زیرا هم از نظر هزینه و سرعت اجرای کارها مقرونبهصرفهتر است و هم میتواند بهراحتی با رشد و گسترش سازمان هماهنگ شود.
مرحله چهارم: بررسی پشتیبانی، آموزش و خدمات پس از فروش
بیش از ۳۰٪ از مشکلات پس از انتخاب نرمافزار ناشی از ضعف در آموزش و خدمات پشتیبانی است. معیارهای مهم در این زمینه:
- مدت و نوع خدمات پشتیبانی (آنلاین، تلفنی، حضوری)
- بروزرسانیهای منظم امنیتی و نرمافزاری
- وجود مستندات آموزشی و ویدیوهای راهنما
- مسئولیت شرکت در رفع اشکالات احتمالی
- نحوه دریافت بکاپ و بازیابی اطلاعات
همیشه شرکتهایی را انتخاب کنید که علاوه بر نرمافزار قوی، تیم پشتیبانی قابل اعتماد و پاسخگو دارند.
مرحله پنجم راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری: بررسی و مذاکره قرارداد
در این مرحله باید تمام جزئیات و بندهای قرارداد را با دقت و بهصورت کتبی مشخص کنید تا در آینده هیچ ابهام یا اختلافی ایجاد نشود.
مهمترین نکات قابل توجه در قرارداد شامل تعداد لایسنسها و مدت اعتبار هرکدام، تعهدات مالی و زمانبندی پرداخت، خدمات پس از فروش، شرایط بروزرسانی سالیانه، و ضمانت امنیت دادهها هستند.
همچنین باید صراحتاً ذکر شود که در صورت افزایش تعداد کاربران یا افزودن ماژولهای جدید، نحوه محاسبه هزینهها چگونه خواهد بود. برای جلوگیری از سوءتفاهم، بهتر است نسخهای مکتوب و رسمی از توافقات فنی، حجم اطلاعات، محدوده پشتیبانی و جزئیات سرور بهعنوان ضمیمه قرارداد ثبت شود. این کار در آینده بهعنوان سند مرجع، از بروز اختلاف یا کاهش کیفیت خدمات جلوگیری میکند.
معیارهای فنی و مدیریتی در انتخاب نرمافزار مناسب راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری
به نظر راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری: یک انتخاب هوشمندانه در حوزه اتوماسیون اداری باید بر پایه ترکیب دقیقی از معیارهای:
فنی، امنیتی و مدیریتی انجام شود.
از نظر فنی، نرمافزار باید عملکردی پایدار، سرعت پردازش بالا، قابلیت گزارشگیری مدیریتی نموداری، سازگاری کامل با مرورگرها و سیستمعاملهای مختلف، و امکان سفارشیسازی فرمها و گردش کار را داشته باشد. این ویژگیها به تیمهای مختلف سازمان انعطاف لازم برای کار در شرایط گوناگون را میدهند.
از منظر مدیریتی، نرمافزار باید کاربری آسان و تجربه کاربر رضایتبخش (UX) داشته باشد تا کارکنان بدون نیاز به آموزشهای طولانی بتوانند از آن استفاده کنند.
همچنین، امکان افزودن ماژولها و توسعه سیستم در آینده، میزان هزینه نگهداری و بروزرسانی سالیانه، و در صورت نیاز سازمانهای بینالمللی، پشتیبانی چندزبانه از جمله معیارهای مهم مدیریتی هستند. ترکیب این عوامل تضمین میکند نرمافزار نهتنها نیاز امروز سازمان را پاسخ دهد، بلکه برای رشد و تغییرات آینده هم آماده باشد.
عوامل اصلی تعیینکننده نرخ نرمافزار اتوماسیون اداری
بهای نهایی نرمافزار اتوماسیون اداری تنها به یک عامل وابسته نیست، بلکه از ترکیب پنج متغیر اصلی شکل میگیرد.
ابتدا تعداد کاربران فعال تأثیر مستقیم بر هزینه دارد، زیرا هر حساب کاربری مجوز و منابع خاص خود را نیاز دارد.
دوم، تعداد زیرسیستمها یا ماژولهای فعال مانند مدیریت جلسات، دبیرخانه، فرمساز یا آرشیو اسناد نقش مهمی در تعیین قیمت دارند.
سوم، ساختار سازمانی شما نیز اهمیت دارد؛ در صورتی که سازمان چندبخشی یا هلدینگ باشد، نسخه نرمافزار باید با پیچیدگیهای اداری و شبکهای سازگار شود که طبیعتاً هزینه بالاتری خواهد داشت.
چهارم، زیرساخت سختافزاری و نیاز به سرور قدرتمندتر میتواند بر هزینه نصب و نگهداری تأثیر بگذارد.
در نهایت، هزینه پشتیبانی و خدمات پس از فروش سالیانه بخش مهمی از مخارج مستمر سازمان را تشکیل میدهد.
نکته: نسخههای ابری (Cloud-Based) معمولاً با مدل پرداخت ماهانه یا سالانه ارائه میشوند و به دلیل عدم نیاز به سرور داخلی و تجهیزات سختافزاری، حدود ۳۰ درصد مقرونبهصرفهتر از نسخههای نصبی هستند. این مدل به ویژه برای سازمانهایی با بودجه محدود یا تیمهای پراکنده، انتخابی هوشمندانه و اقتصادی بهحساب میآید.
مزایا و معایب اتوماسیون تحت وب و سنتی
| نوع سیستم | مزایا | معایب |
| تحت وب (Cloud) | مقرونبهصرفه، قابلدسترسی از هر مکان، بهروزرسانی خودکار، مناسب برای چندشعبه | وابسته به اینترنت، نیاز به بررسی امنیت سرور |
| سنتی (نصبی/ویندوز) | کنترل کامل بر دادهها، مناسب برای سازمانهای امنیتی | هزینه بالا، دشواری در نگهداری، محدودیت در دسترسی دورکار |
انتخاب بین این دو بستگی به اهداف سازمان و سطح محرمانگی اطلاعات دارد.
. اشتباهات رایج هنگام انتخاب نرمافزار اتوماسیون اداری
حتی مدیران باتجربه نیز گاهی در انتخاب نرمافزار مناسب دچار خطا میشوند:
- تمرکز بیش از حد بر قیمت و کمتوجهی به امنیت و سرعت عملکرد.
- نادیده گرفتن نیازسنجی واقعی سازمان.
- گزینش نرمافزار بدون آزمایش نسخه دمو.
- عدم آموزش کامل کاربران و مقاومت در برابر تغییر.
- نبود قرارداد پشتیبانی مشخص و شفاف.
راهکار چیست؟ همیشه چکلیست کامل راهنمای گزینش اتوماسیون اداری را مرور کنید و
قبل از هزینه کردن نسخه آزمایشی را تست نمایید.
چکلیست نهایی راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری
قبل از نهایی کردن انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری، به این سوالات پاسخ دهید:
- آیا نرمافزار دارای امضای دیجیتال و رمزنگاری دادهها است؟
- آیا در زمان قطعی اینترنت، قابلیت کارتابل آفلاین دارد؟
- آیا نسخه موبایلی یا اپلیکیشن برای مدیران فراهم شده است؟
- آیا تولید گزارشهای تحلیلی و نموداری دارد؟
- آیا فرایندهای سازمانی قابل شخصیسازی هستند؟
- آیا پشتیبانی فنی سریع و مطمئن است؟
این چکلیست، تصویری شفاف از میزان آمادگی نرمافزار برای پاسخگویی به نیازهای سازمان شما ارائه میدهد. و با افتخار نرم افزار اتوماسیون اداری ابرتیم تمامی این قابلیتها را دارد.
کلام آخر راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری
راهنمای انتخاب نرمافزار اتوماسیون اداری را تنظیم کردیم تا نکات مهم قبل از انتخاب را بدانید. از ضررهای ناخواسته جلوگیری کنید و هوشمندانهتر تصمیم بگیرید.
این سیستم در سازمان شما یک سرمایهگذاری استراتژیک است، نه صرفاً هزینه فناوری. تصمیم درست، باید بر پایهی نیازسنجی دقیق، مقایسه امکانات، امنیت اطلاعات و کیفیت پشتیبانی انجام شود. با توجه به روند بازار، نرمافزارهای تحت وب و ابری به دلیل هزینه کمتر، سهولت دسترسی و انعطاف بالا، گزینهی محبوب مدیران در سال ۱۴۰۴ هستند.
توصیه نهایی راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری:
اگر در انتخاب خود بهدنبال راهی مطمئن، آیندهنگر و مقرونبهصرفه هستید، همیشه سه سؤال کلیدی را در ذهن داشته باشید:
- آیا نرمافزار قابلیت رشد همراه با سازمان را دارد؟
- آیا از اطلاعات سازمانی شما بهدرستی محافظت میکند؟
- آیا تیم پشتیبانی آن، شریک قابل اعتماد شما در مسیر دیجیتالسازی است؟
پاسخ این سؤالات در نرمافزارهای اتوماسیون اداری ابرتیم «بله» است. 🌐✨
ابرتیم طراحی شده است تا رشد سازمان شما را هوشمندانه همراهی کند؛ با معماری مدرن، امنیت داده چندلایه، و ماژولهای یکپارچهای که از دبیرخانه تا مدیریت جلسات را پوشش میدهد. این نرمافزار با قابلیت سفارشیسازی گردشکارها، نسخه تحت وب و موبایلی، و پشتیبانی فنی واقعی، به شما کمک میکند فرآیندهای سازمانیتان را ساده، سریع و امن پیش ببرید. ابرتیم با افتخار ابزار کار شماست، همچنین همکار دیجیتال وفادار سازمانتان است؛ آماده برای همراهی در مسیر تحول اداری و ارتقای بهرهوری. 🚀
برای مشاوره رایگان همین حالا تماس بگیر: 09126087397
اموزشهای کاربردی در اینستاگرام ابرتیم
مشاوره و آموزش رشد کسبوکار در اینستاگرام وبیار
سوالات پرتکرار شما:
اتوماسیون اداری دقیقاً چیست؟
اتوماسیون اداری سیستمی است برای مدیریت مکاتبات، گردش نامهها، ثبت جلسات و بایگانی اسناد بهصورت دیجیتال، که کارهای اداری را سریعتر و منظمتر میکند.
چه سازمانهایی به اتوماسیون اداری نیاز دارند؟
تقریباً همه سازمانها، از شرکتهای کوچک تا نهادهای بزرگ، برای کاهش خطا، افزایش سرعت و حذف کاغذبازی به این نرمافزار نیاز دارند.
تفاوت نسخه تحت وب و نصبی در چیست؟
نسخه تحت وب از طریق مرورگر و هر دستگاهی قابل استفاده است، اما نسخه نصبی روی سرور داخلی اجرا میشود و برای سازمانهای با اطلاعات محرمانه مناسبتر است.
آیا نصب اتوماسیون نیاز به زیرساخت خاصی دارد؟
نسخه ابری نیاز خاصی ندارد، ولی نسخه نصبی نیازمند سرور داخلی، فضای ذخیرهسازی و شبکه امن داخلی است.
امنیت اطلاعات در اتوماسیون اداری چگونه تضمین میشود؟
با استفاده از رمزنگاری داده، سطح دسترسی کاربران، پشتیبانگیری منظم و مجوزهای امنیتی بینالمللی اطلاعات محافظت میشود.
آیا میتوان فرمها و فرآیندها را سفارشی کرد؟
بله، سیستمهای مجهز به قابلیت BPMS یا فرمساز اجازه میدهند گردشکارها و فرمها دقیقاً مطابق نیاز سازمان طراحی شوند.
هزینه نرمافزار چگونه محاسبه میشود؟
هزینه براساس تعداد کاربران، نوع نسخه (ابری یا نصبی)، تعداد ماژولها، و خدمات پشتیبانی سالیانه تعیین میشود.
آیا نرمافزار روی موبایل هم قابل استفاده است؟
بله، بیشتر نسخههای جدید اتوماسیون مانند ابرتیم نسخه موبایلی و تحت وب دارند تا دسترسی از هر مکان ممکن باشد.
چه مدت طول میکشد تا سیستم بهطور کامل در سازمان راهاندازی شود؟
معمولاً بین ۲ تا ۴ هفته بسته به حجم دادهها و آموزش کاربران. اجرای مرحلهای باعث کاهش خطا و افزایش پذیرش کاربران میشود.
مهمترین مزیت اتوماسیون اداری چیست؟
صرفهجویی در زمان، کاهش هزینههای کاغذ و نیروی انسانی، افزایش دقت و امنیت اطلاعات، و امکان پیگیری هوشمند تمام امور اداری.
مهمترین معیار در راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری چیست؟
بزرگترین اشتباه تمرکز صرف روی «امکانات» است. معیار اصلی باید تناسب نرمافزار با فرآیندهای واقعی سازمان باشد، نه تعداد ماژولها. بسیاری از سازمانها بعد از انتخابکردن متوجه میشوند ساختار فرایندی نرمافزار با گردش کارشان همخوانی ندارد. در راهنمای انتخاب، ابتدا باید مسیر مکاتبات، تأییدها، بایگانی و گزارشگیری خود را مستند کنید و سپس نرمافزار را بر اساس این مسیرها بسنجید، نه بر اساس تبلیغات فروشنده.
آیا بعد از انتخاب اتوماسیون اداری مجبور به تغییر کل فرآیندها میشویم؟
این سؤال یکی از پرتکرارترین دغدغههاست. بستگی به انتخاب شما دارد. برخی نرمافزارها انعطافپذیر هستند و خودشان را با فرآیند سازمان تطبیق میدهند، اما برخی دیگر سازمان را مجبور به تغییر میکنند. دادههای سرچ نشان میدهد نارضایتی اصلی کاربران دقیقاً از همین جا شروع میشود. حتماً بپرسید: «آیا امکان شخصیسازی گردش کار، فرمها و سطوح دسترسی وجود دارد یا خیر؟»
اتوماسیون اداری ابری بهتر است یا نصبی (On-Premise)؟
کاربران و شرکتهای کوچکتر معمولاً به سمت ابری تمایل دارند چون هزینه اولیه کمتر و راهاندازی سریعتری دارد. سازمانهای بزرگتر بیشتر نگران امنیت داده هستند و نسخه نصبی را ترجیح میدهند. باید حجم داده، سیاست امنیت اطلاعات، تعداد کاربران و زیرساخت IT سازمان بررسی شود. انتخاب اشتباه در این بخش، هزینه تغییر در آینده را بسیار بالا میبرد.
آیا اتوماسیون اداری برای شرکتهای کوچک هم توجیه اقتصادی دارد؟
برخلاف تصور رایج، دادههای سرچ نشان میدهد شرکتهای کوچک بیشترین جستجو را در این حوزه دارند. دلیلش اتلاف زمان، کاغذبازی و ناهماهنگی است. اگر اتوماسیون اداری ساده، ماژولار و متناسب با اندازه سازمان انتخاب شود، توجیه اقتصادی دارد. مشکل زمانی ایجاد میشود که کسبوکار کوچک نرمافزار سازمانهای بزرگ را انتخاب میکند، تناسب مقیاس نرمافزار با اندازه تیم بسیار حیاتی است.
هزینه اتوماسیون اداری دقیقاً شامل چه چیزهایی میشود؟
هزینه فقط لایسنس نیست. طبق تجربه کاربران، هزینهها شامل: لایسنس، پیادهسازی، آموزش، سفارشیسازی، پشتیبانی سالانه و گاهی ارتقا زیرساخت میشود. بسیاری از نارضایتیها به دلیل شفاف نبودن این موارد در زمان هزینه است. قبل برگزیدن اتوماسیون اداری باید از فروشنده «Total Cost of Ownership» چندساله را شفاف بخواهید، نه فقط قیمت اولیه.
از کجا بفهمیم یک نرمافزار اتوماسیون اداری واقعاً قابل توسعه است؟
بسیاری بعد از رشد سازمان به بنبست میخورند. شاخصهای توسعهپذیری شامل: API، امکان افزودن ماژول، پشتیبانی از تعداد کاربر بالا و انعطاف در گزارشگیری است. فقط وضعیت امروز سازمان را نبینید؛ بپرسید اگر دو برابر رشد کردیم، این نرمافزار هنوز جواب میدهد یا مجبور به مهاجرت میشویم؟ این سؤال از هزینههای پنهان آینده جلوگیری میکند.
نقش پشتیبانی و آموزش در انتخاب اتوماسیون اداری چقدر مهم است؟
بر اساس دادهها بسیاری از شکایات کاربران نه از خود نرمافزار، بلکه از پشتیبانی ضعیف است. حتی بهترین سیستم بدون آموزش و پاسخگویی درست، شکست میخورد. در راهنمای برگزیدن اتوماسیون اداری باید بررسی شود: آیا آموزش حضوری یا ویدیویی وجود دارد؟ SLA پشتیبانی چیست؟ زمان پاسخگویی چقدر است؟ پشتیبانی ضعیف باعث میشود سیستم عملاً بلااستفاده بماند.
آیا امکان تست یا دمو قبل از گزینش اتوماسیون اداری ضروری است؟
دادههای رفتاری کاربران نشان میدهد سازمانهایی که بدون تست دمو هزینه اصلی کردهاند، بیشترین نارضایتی را دارند. دمو فقط دیدن امکانات نیست؛ باید یک سناریوی واقعی سازمان خود را تست کنید: ثبت نامه، ارجاع، تأیید، گزارش. اگر فروشنده اجازه تست واقعی نمیدهد یا دمو بیشازحد نمایشی است، نشانه ریسک بالاست.
تفاوت اتوماسیون اداری با سیستمهای ERP یا CRM چیست؟
این سردرگمی بسیار رایج است. اتوماسیون اداری تمرکزش بر مکاتبات، گردش کار و فرآیندهای اداری است، نه فروش یا مالی. ERP و CRM گستردهترند و بدون اتوماسیون قوی، اغلب دچار آشفتگی میشوند. در راهنمای انتخاب، باید مشخص شود آیا نرمافزار اتوماسیون قابلیت اتصال به ERP یا CRM را دارد یا خیر؛ این اتصال برای رشد آینده حیاتی است.
بزرگترین اشتباه سازمانها هنگام گزینش اتوماسیون اداری چیست؟
طبق دادههای رقبا و رفتار کاربران، بزرگترین اشتباه گزینش « بر اساس نام برند» یا « ارزانترین گزینه» است. نرمافزاری که با فرآیند شما هماهنگ نباشد، حتی اگر معروف باشد، شکست میخورد. راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری باید از نیاز شروع شود، نه از تبلیغ. زمانی که نیاز درست تعریف نشود، بهترین نرمافزار هم نتیجه نمیدهد.
با تماشای این ویدیو از آموزش راهاندازی اتوماسیون ابرتیم با این نرم افزار بهتر آشنا شوید:
به روز رسانی 9 دیماه
