اتوماسیون اداری

۱. نبود شفافیت در وظایف و مسئولیت‌ها

وقتی وظایف در پیام‌رسان‌ها یا جلسات شفاهی تعریف می‌شوند، پیگیری آن‌ها دشوار می‌شود.
در اتوماسیون اداری، هر وظیفه به‌صورت دقیق ثبت و قابل پیگیری است.

۲. پراکندگی اطلاعات سازمان

بسیاری از شرکت‌ها از چند ابزار مختلف استفاده می‌کنند: اکسل برای مدیریت اطلاعات، پیام‌رسان برای هماهنگی، ایمیل برای مکاتبات، نرم‌افزار جداگانه برای پروژه‌ها.
این پراکندگی باعث کاهش بهره‌وری می‌شود. اتوماسیون اداری همه این اطلاعات را در یک سیستم متمرکز جمع می‌کند.

۳. نبود گزارش مدیریتی دقیق

مدیران برای تصمیم‌گیری نیاز دارند بدانند: چه پروژه‌هایی در حال انجام است، وضعیت عملکرد تیم چگونه است، کدام مشتریان در حال پیگیری هستند.
یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری حرفه‌ای این اطلاعات را در قالب گزارش‌های مدیریتی ارائه می‌دهد.

قابلیت: مدیریت وظایف (Task Management)

بزرگترین درد ما در شرکت، فراموش شدن کارها در لابه‌لای پیام‌های تلگرام و واتس‌اپ بود. کارمندان می‌گفتند «ندیدم» یا «فراموش کردم» و من به عنوان مدیر باید دائماً پیگیری می‌کردم. از وقتی ابرتیم را مستقر کردیم، هر وظیفه دقیقاً به شخص ارجاع داده می‌شود، ددلاین دارد و روی داشبورد می‌ماند تا تیک بخورد. ابرتیم نقش پلیس بد را برای من بازی می‌کند و دیگر نیازی به تذکرهای کلافه‌کننده من نیست؛ همه چیز شفاف و منظم شده است.

قابلیت: سیستم یکپارچه و رفع پراکندگی

ما برای نامه‌ها از یک نرم‌افزار قدیمی، برای پروژه‌ها از اکسل و برای ارتباطات از ایمیل استفاده می‌کردیم. پیدا کردن یک تاریخچه ساده از یک مشتری ساعت‌ها زمان می‌برد! ابرتیم این جزایر پراکنده را به هم وصل کرد. حالا با یک جستجوی ساده، تمام مکاتبات، فایل‌ها و وظایف مرتبط با یک پرونده جلوی چشممان است. این یکپارچگی باعث شد حداقل ۳۰ درصد از زمان تلف‌شده روزانه پرسنل ما برگردد.

قابلیت: مدیریت مشتریان (CRM)

نشت مشتریان در تیم فروش ما بیداد می‌کرد؛ کارشناس فروش یادش می‌رفت هفته بعد با مشتری تماس بگیرد و رقبا بازار را می‌گرفتند. ما نرم‌افزارهای خارجی را تست کردیم اما پیچیده بودند. ماژول CRM ابرتیم دقیقاً همان چیزی بود که نیاز داشتیم. الان هیچ سرنخی گم نمی‌شود، آلارم پیگیری‌ها به موقع به کارشناسان یادآوری می‌کند و من به عنوان مدیر فروش دقیقاً می‌دانم در قیف فروشمان چه می‌گذرد. فروش ماهانه ما بعد از ۶ ماه استفاده، رشد چشمگیری کرد.

قابلیت: گزارش‌های مدیریتی (Dashboards)

بزرگترین کابوس یک مدیر، تصمیم‌گیری در تاریکی است. من برای گرفتن یک گزارش عملکرد از دپارتمان‌ها باید روزها منتظر می‌ماندم و تازه معلوم نبود داده‌ها چقدر دقیق است! با داشبوردهای ابرتیم، الان هر صبح با یک فنجان قهوه، وضعیت پیشرفت پروژه‌ها، راندمان افراد و گلوگاه‌های سازمان را به صورت زنده و گرافیکی می‌بینم. این سیستم واقعاً به من «چشم عقاب» برای مدیریت سازمانم داد.

قابلیت: مدیریت پروژه‌ها

ما همزمان روی ۱۵ تا ۲۰ پروژه طراحی و اجرا کار می‌کنیم. تداخل برنامه‌ها و تاخیر در فازهای اجرا باعث جریمه‌های سنگین و نارضایتی کارفرما می‌شد. وقتی ابرتیم را آوردیم، توانستیم فازبندی پروژه‌ها را دقیق تعریف کنیم. الان تیم طراحی می‌داند دقیقاً چه زمانی خروجی را به تیم اجرا بدهد. ابرتیم با نمایش درصد پیشرفت واقعی، جلوی خوابیدن سرمایه و زمان در پروژه‌های ما را گرفت.

قابلیت: تحت وب بودن (Cloud-based)

راه‌اندازی سرورهای فیزیکی، هزینه‌های نگهداری شبکه و مشکلات اتصال VPN پرسنل در دوران دورکاری ما را فلج کرده بود. انتخاب نرم‌افزار تحت وب ابرتیم یک تصمیم استراتژیک بود. بدون نصب هیچ افزونه‌ای، همکاران ما در ۳ شهر مختلف به راحتی از طریق مرورگر کامپیوتر یا موبایلشان به سیستم وصل هستند و کار می‌کنند. کاهش هزینه‌های زیرساخت IT ما با این انتخاب بی‌نظیر بود.

قابلیت: اتوماسیون مکاتبات

چرخش کاغذ در سازمان ما دیوانه‌کننده بود. یک درخواست مرخصی یا درخواست خرید تجهیزات باید ۳ تا امضا می‌خورد و گاهی روزها روی میز مدیران گم می‌شد. با بخش مکاتبات ابرتیم، تمام این فرم‌ها دیجیتالی شد. حالا کارمند درخواست می‌دهد، در لحظه برای مدیر نوتیفیکیشن می‌رود و تاییدیه با یک کلیک صادر می‌شود. بوروکراسی آزاردهنده ما به یک فرآیند چابک تبدیل شده است.

قابلیت: نسخه سازمانی و کنترل دسترسی پیشرفته

چالش ما مدیریت اطلاعات بین ۴ شرکت زیرمجموعه بود. می‌خواستیم نرم‌افزاری داشته باشیم که هر شرکت فضای مستقل خودش را داشته باشد اما مدیران ارشد هلدینگ به کل اطلاعات اشراف داشته باشند. نسخه سازمانی ابرتیم با امکان تعریف سطوح دسترسی سلسله‌مراتبی بسیار دقیق، این امنیت و تفکیک داده را برای ما فراهم کرد. سیستم‌هایی که نصف این کارایی را داشتند، هزینه‌های نجومی طلب می‌کردند!

قابلیت: مدیریت منابع انسانی

آخر هر ماه، محاسبه کارکرد پرسنل، کسر مرخصی‌ها و تطبیق آن‌ها با اضافه‌کاری‌ها یک پروژه چند روزه و پر از خطای انسانی برای واحد ما بود. ماژول منابع انسانی ابرتیم این فرآیند را کاملاً شفاف کرد. پرسنل خودشان لاگ کاری و مرخصی‌هایشان را در داشبوردشان می‌بینند و دیگر نیازی به سوال و جواب‌های روزمره با واحد HR نیست. این نرم‌افزار احترام به زمانِ سازمان را نهادینه کرد.

قابلیت: کاربری آسان (User-Friendly)

ترس اصلی ما برای خرید اتوماسیون، مقاومت کارکنان بود. فکر می‌کردیم پرسنل فنی و اجرایی ما نتوانند با یک سیستم پیچیده کار کنند و در نهایت پولمان هدر برود. اما محیط ابرتیم آن‌قدر تمیز، ساده و به زبان فارسی روان طراحی شده که حتی مسن‌ترین همکاران ما بعد از یک آموزش یک ساعته به راحتی گزارش کار روزانه‌شان را در آن ثبت کردند. این بالاترین ارزش یک نرم‌افزار است.

قابلیت: استقرار و پشتیبانی

تجربه قبلی ما با نرم‌افزارهای شرکتی، پروژه‌های استقرار ۶ ماهه و فرسایشی بود. وقتی تصمیم به خرید ابرتیم گرفتیم، کل دپارتمان‌های ما (حدود ۴۵ نفر کاربر) در کمتر از ۲ روز کاری در سیستم تعریف شدند و کار عملیاتی آغاز شد! سرعت راه‌اندازی و پشتیبانی پاسخگوی تیم آن‌ها به ما ثابت کرد که با یک شرکت کاملاً حرفه‌ای و دلسوز طرف هستیم.

قابلیت: تقویم و مدیریت جلسات

در تیم‌های استارتاپی، جلسات پی‌درپی آفتِ تمرکز است و خروجی جلسات هم اغلب فراموش می‌شد. ما با ابزار مدیریت جلساتِ ابرتیم، برای هر جلسه یک دستور کار دقیق در سیستم تعریف می‌کنیم، مصوبات همان‌جا ثبت شده و بلافاصله به عنوان «وظیفه» به افراد مربوطه ارجاع داده می‌شود. حالا دیگر هیچ جلسه‌ای بدون خروجیِ عملیاتی و قابل پیگیری تمام نمی‌شود.

قابلیت: مقرون‌به‌صرفه بودن و بازگشت سرمایه

ابتدا در مقابل خرید یک سیستم جدید مقاومت داشتم چون آن را هزینه اضافی می‌دیدم. اما وقتی بعد از ۳ ماه بررسی کردم، متوجه شدم جلوگیری از هدررفت منابع، کاهش خطاهای ثبت اسناد و جلوگیری از تاخیر در تحویل پروژه‌ها، نه تنها هزینه اولیه خرید ابرتیم را جبران کرده، بلکه به شدت باعث صرفه‌جویی پنهان در سازمان شده است. این نرم‌افزار هزینه نیست، قطعا یکی از پرسودترین سرمایه‌گذاری‌های داخلی ما بود.